5.5. KLAIDŲ TAISYMAS APSKAITOJE

Klysti yra žmogiška. Ši tiesa tinka ir buhalterinėje apskaitoje. Todėl klaidų prevencijai ir jas išaiškinti bei ištaisyti daug dėmesio turi skirti kiekvienas apskaitos darbuotojas. Dažnai buhalterinėje apskaitoje išryškėja ne tik klaidos, bet ir apgaulės. Tiek klaida, tiek apgaulė turi būti surastos ir, jei įmanoma, padėtis ištaisyta.

Kartais įmonėse klystama užrašant dokumentų rekvizitus, sudarant sutartis, pavyzdžiui, neteisingai nurodomos sutarčių vykdymo sąlygos. Tai juridinės klaidos.

Apskaitos vedimo klaidos būna tiek loginės, tiek skaičiavimo. Ypač pavojingos loginės klaidos, nes jas, net ir specialiai ieškant, labai sunku aptikti. Dažniausia tokių klaidų atmaina – neteisingai surašytos sąskaitų korespondencijos, kai tomis pačiomis sumomis viena sąskaita debetuojama, o kita – kredituojama, bet debetuojama arba kredituojama ne ta sąskaita, kurią reikėtų. Tuomet, suprantama fundamentinė apskaitos lygybė nepažeidžiama, ir tokia klaida nepasireiškia darbinės lentelės bandomojo balanso skiltyse, kuriose užfiksuotų sąskaitų debetų likučių bendra suma būtų lygi kreditų likučių sumai. Užtat tokio pobūdžio klaidų paprasčiausia neieškoma, jos dažniau aptinkamos atsitiktinai.

Kartais loginės klaidos daromos priskiriant ne toms sąskaitoms vieną ar kitą apskaitos objektą, pavyzdžiui, kurį nors ilgalaikio turto objektą atspindėjus trumpalaikio turto sąskaitose. Tuomet to turto vertė ir nurašoma į tam tikro laikotarpio sąnaudas, bet nenudėvima, kaip turėtų būti, jo vertę į sąnaudas įskaičiuojant per kelis ataskaitinius laikotarpius. Ir šiuo atveju fundamentinė apskaitos lygybė pažeista nebus (kiek apskaitoje sumažinta turto, tiek padidinta sąnaudų), todėl apie tokią klaidą darbinė lentelė nesignalizuos. Taigi loginių klaidų turi būti ieškoma neturint įrodymų, kad jų yra, o tik įtarus, kad klaida gali būti padaryta. Tokių klaidų pats jas padaręs specialistas dažniausiai rasti negalės. Dėl to įmonėse dažnai naudojamasi konsultantų, revizorių ar net auditorių paslaugomis, kurie ieško loginių klaidų. Kai kuriais atvejais toks tikrinimas yra net privalomas.

Kitaip atliekama apskaičiavimo klaidų paieška. Jau susipažinome su vienu pagrindinių šių klaidų aptikimo būdų – darbinės lentelės pildymu.

SVARBU
Bandomojo balanso debeto ir kredito skilčių bendros sumos turi sutapti. Jeigu šios sumos nesutampa, vadinasi, buvo padaryta skaičiavimo klaida, kurią grįžtant į bendrojo žurnalo įrašus arba į buhalterines sąskaitas, reikia rasti ir ištaisyti. Dažniausiai klystama keliant sumas iš bendrojo žurnalo į didžiąją knygą, skaičiuojant sąskaitų likučius, neprirašomi sumose nuliai, suklystama dėl kablelio vietos ir panašiai.

Pagal klaidų padarymo vietą visos apskaitai įtakos turinčios klaidos skirstomos į klaidas, padarytas pirminiuose dokumentuose ir klaidas padarytas buhalterinės apskaitos registruose. Metodika, kaip jas surasti ir ištaisyti, visiškai skirtinga.

Pagrindiniai reikalavimai klaidų taisymui pirminiuose dokumentuose šie:

1)      Piniginiuose dokumentuose taisymai draudžiami, todėl neteisingai surašyti piniginiai dokumentai turi būti perrašyti.

2)      Specialiųjų apskaitos dokumentų koregavimų tvarką nustato valdžia.

3)      Kituose pirminiuose dokumentuose klaidos gali būti taisomos, išbraukiant neteisingai juose parašytus skaičius arba tekstą ir šalia įrašant naujus duomenis ir taisymo datą. Taisymas turi būti patvirtintas taisiusių asmenų parašais.

Valdžia nekelia kokių nors specialių reikalavimų klaidoms taisyti buhalterinės apskaitos registruose – bendrajame žurnale, buhalterinėse sąskaitose, įvairiuose žiniaraščiuose ar darbinėje lentelėje. Paprasta taisyti klaidas buhalteriniuose registruose, jeigu jos pastebimos iš karto. Tačiau, kai klaidos pastebimos po atskaitomybės parengimo, tuomet tiesiog išbraukti klaidingą įrašą, padaryti kitą įrašą ne visuomet patogu ir etiška, ypač jeigu finansinės ataskaitos pateiktos daugeliui vartotojų. Be to, suradus klaidą bendrajame žurnale, gali tekti taisyti ir įrašus buhalterinėse sąskaitose. Dėl to šie registrai gali būti primarginami taip, kad bus nebeįmanoma įskaityti pradinių įrašų ir nebeliks vietos įrašyti taisymams. Siekiant šito išvengti apskaitos registruose padarytos klaidos dažnai taisomos, atliekant specialius, klaidas ištaisančius, buhalterinius įrašus.

Iki metinės finansinės atskaitomybės patvirtinimo ataskaitiniu laikotarpiu padarytos klaidos taisomos atliekant įrašus tų pačių metų sąskaitose. Tokie klaidų taisymai žymimi tą dieną, kada atliekamas klaidą ištaisantis įrašas. O jeigu klaida aptinkama pasibaigus ataskaitiniams metams, šie įrašai, žymimi ataskaitinių finansinių metų paskutine data. (dažniausiai gruodžio 31-ąją).

Klaidos, pastebėtos tik patvirtinus metinę finansinę atskaitomybę, taisomos kitaip. Tokiais atvejais, jeigu išaiškinta klaida iš esmės keičia finansinės atskaitomybės rodiklius, net gali tekti šaukti dar vieną visuotinį akcininkų susirinkimą ir naujai tvirtinti atskaitomybę. Tačiau taip būna labai retai. Dažniau ankstesniojo laikotarpio klaidingi įrašai taisomi kito ataskaitinio laikotarpio sąskaitose.

Ką daryti tada, kai klaida nustatoma, tačiau dar neaišku, kas dėl jos kaltas ir kaip bus naikinami neatitikimai tarp realios padėties ir jos atspindėjimo buhalterinėje apskaitoje ? Ne visuomet pavyksta greitai nustatyti materialinių vertybių neatitikimo apskaitos duomenims priežastis, juolab kaltininkus. Tokiu atveju, per visą neaiškumo laikotarpį daromi papildomi įrašai buhalterinėse sąskaitose užregistruojant abejotinas sumas. Reikia pastebėti, kad šių abejotinų sumų negalima palikti metinėje finansinėje atskaitomybėje, todėl metams pasibaigus, jos uždaromos, o prasidėjus naujiems metams, vėl atidaromos, kol bus atskleistos klaidos ir jų padarymo kaltininkai.