5.2. ŪKINIŲ OPERACIJŲ FIKSAVIMAS PIRMINIUOSE APSKAITOS DOKUMENTUOSE

Buhalterinė apskaita turi būti atliekama tam tikra tvarka. Jos labai svarbu laikytis visose buhalterinės apskaitos duomenų formavimo stadijose. Ūkinius faktus apskaitoje galima fiksuoti tik remiantis atitinkamais dokumentais, kurie vadinami pirminiais apskaitos dokumentais. Apskaitos dokumentai, kuriuose privaloma fiksuoti įvykusias ūkines operacijas, surašomi ūkinės operacijos metu arba tuoj pat jai pasibaigus. Kiekvienam apskaitos dokumentui juridinę galią suteikia tokie privalomi rekvizitai: įmonės ar organizacijos, surašiusios apskaitos dokumentą, pavadinimas, apskaitos dokumento pavadinimas ir Nr., jo surašymo data, ūkinės operacijos turinys, ūkinės operacijos matavimo rodikliai, ūkinės operacijos rezultato kiekinė ir piniginė išraiška, asmenų, atlikusių  ūkinę operaciją ir atsakingų už jos atlikimą bei teisingą įforminimą, pareigos, vardai, pavardės, parašai.

Panagrinėkime dažniausiai pasitaikančias ūkines operacijas ir pirminius dokumentus, lydinčius jas.

Pardavėjas išrašo sąskaitos-faktūros (o jei pardavėjas PVM mokėtojas, tai PVM sąskaitos-faktūros) du egzempliorius. Mokėjimo pavedimą išrašo pirkėjas ir pateikia jį savo bankui. Bankas, vykdydamas mokėjimo pavedimą, perveda pinigus iš pirkėjo atsiskaitomosios sąskaitos į pardavėjo asiskaitomąją sąskaitą banke.

Įmonės pirkėjos darbuotojas (atskaitingas asmuo), vykdamas į pardavėjo įmonę, gauna pinigų (avansą), kad, nupirkęs prekę, galėtų atsiskaityti vietoje. Atskaitingam asmeniui išmokant grynus pinigus, išrašomas kasos išlaidų orderis. Atskaitingas asmuo iš pardavėjo gauna sąskaitą-faktūrą (arba PVM sąskaitą – faktūrą) – pirkimo-pardavimo dokumentą ir Kasos pajamų orderį – pinigų gavimo – mokėjimo dokumentą.

Kasos pajamų orderį, kuris turi dvi dalis, išrašo pardavėjas, gaudamas pinigus. Nupirkus prekes iš parduotuvės, pardavėjas išduoda kasos aparato kvitą.

1)      Išimant grynus pinigus iš atsiskaitomosios sąskaitos, užpildomas čekis (čekių knygelė). Banko čekius galima naudoti ir atsiskaitymams.
2)      Įnešant grynuosius pinigus į atsiskaitomąją sąskaitą banke, užpildomas pranešimas.

Pateikiame užpildytų pirminių apskaitos dokumentų pavyzdžių.

Atkreipkite dėmesį, kad ant pirminio dokumento yra užrašomos sąskaitų korespondencijos. Kasos dokumentuose suformuotos lentelės, kuriose pirmoji skiltis skirta koresponduojančiai sąskaitai.

Pavyzdyje, kasos išlaidų orderyje nurodyta suma debetuojama atskaitingų asmenų sąskaitoje Nr. 256 (o kredituojama, savaime aišku, kasos sąskaitoje Nr. 272). Kasos pajamų orderio suma kredituojama į sąskaitą pirkėjai Nr. 240.

PVM sąskaitos-faktūros ūkinės operacijos sumos įrašomos į koresponduojančias sąskaitas bet kurioje laisvoje vietoje. (šiuo atveju – dešiniame viršutiniame kampe).