4.3. ŪKINIŲ OPERACIJŲ REGISTRAVIMAS BUHALTERINĖS APSKAITOS SĄSKAITOSE

Konkrečiais pavyzdžiais panagrinėkime, kaip įvairios operacijos keičia balanso straipsnių sumas.
1)  Tarkime, kad UAB ,,Aušra” balanse 2002 m. sausio 31 d. buvo užregistruoti duomenys:

Balansas
2002 - 01 – 31  

UAB ,,Aušra” 2002 m. vasario mėnesį atliko tokias ūkines operacijas:

1)      sumokėjo 500 Lt už paslaugas, kurios buvo suteiktos UAB ,,Aušra” sausio mėnesį;
2)      įsigijo baldų už 24000 Lt, sumokėta grynais;
3)      grąžino bankui paskolos dalį 3000 Lt;
4)      pirkėjai sumokėjo už skolon pirktas prekes 3700 Lt.

Išanalizuokime, kaip minėtos ūkinės veiklos operacijos darė įtaką fundamentinei apskaitos lygybei:

1 operacija. Sumažėjo pinigai ir sumažėjo skola rangovams. Sumažėjo turtas ir skolintoji nuosavybė.
2 operacija. Padidėjo baldų suma 2400 Lt ir tokia pat suma sumažėjo pinigai. Vienas turto straipsnis padidėjo – kitas sumažėjo ta pačia suma.
3 operacija. Sumažėjo pinigai 3000 Lt ir tokia pat suma sumažėjo skola bankui. Sumažėjo turtas ir skolintoji nuosavybė.
4 operacija. Padidėjo pinigai 3700 Lt ir sumažėjo pirkėjų skola. Vienas turto straipsnis padidėjo – kitas sumažėjo ta pačia suma.

Vasario pabaigos balanso lentelę parenkite savarankiškai. Balanso suma vasario 28 d. yra lygi 93120 Lt.

Iš pateikto pavyzdžio matome, kad kiekviena operacija keitė turto ir (arba) nuosavybės straipsnius. Taigi balansą ir pelno (nuostolio) ataskaitą po kiekvienos operacijos reikėtų koreguoti. Tačiau tokių operacijų įmonėse per vieną dieną atliekama labai daug: kartais šimtai ar net tūkstančiai. Todėl, norint kaskart turėti tikslią informaciją apie įmonės būklę, reikėtų balansą ir pelno (nuostolio) ataskaitą perdaryti užregistravus kiekvieną faktą. Tai būtų labai sudėtinga. Šią problemą spręsti kiekvienai turto ar nuosavybės rūšiai skiriami atskiri lapai, vadinami apskaitos registrais. Pavyzdžiui, kiekvienam balanso, pelno (nuostolio) ataskaitos straipsniui gali būti skirtas atskiras registras. Jame kaupiama visa informacija apie atitinkamos turto ar nuosavybės rūšies pasikeitimus per tam tikrą laikotarpį. Apskaitininkai šiuos registrus vadina sąskaitomis. Beje, juos galima vesti nebūtinai popieriuje – galima saugoti ir kitose informacijos laikmenose, pavyzdžiui kompiuteriuose.

Duomenys į sąskaitas įtraukiami iš pirminių dokumentų, todėl pravartu į jas įrašyti ne tik kintančias turto ar nuosavybės sumas, bet ir pažymėti, iš kokių pirminių dokumentų jos įrašytos. Taip galima greičiau pasitikrinti, iš kur paimti duomenys, nors darbo ir būtų šiek tiek daugiau. Todėl kartais į sąskaitas įrašomas dokumento numeris, operacijos atlikimo data ir suma. Šios informacijos užtenka prireikus nustatyti pirminį dokumentą ir juo pasinaudoti, tikrinant, ar apskaitos registruose teisingai atspindėtas vienas ar kitas ūkinis faktas. Svarbiausia, kad kiekvienas faktas būtų tinkamai dokumentuotas.